Gestão de Oficina Mecânica na prática, 7 dicas que vão impulsionar o seu negócio

O sucesso na gestão de uma oficina mecânica envolve mais do que conhecimento sobre mão de obra especializada em veículos. Sim, esse tipo de conhecimento é essencial para atrair e manter clientes. Ainda assim, a falta de gestão fiscal, processos ultrapassados e planejamento estratégico ruim podem comprometer o futuro do negócio, por mais lucrativo que seja.

Isso porque, por trás de um automóvel ou motocicleta, existe uma série de condicionamentos que impactam na qualidade do serviço oferecido. Monitoramento de estoque, dimensionamento do espaço físico e pós-venda efetivo são exemplos.

Este conteúdo ajudará muito, se você enfrentar esses desafios em sua oficina mecânica. Nos próximos tópicos, entenda como lidar com as principais dificuldades encontradas nesse nicho. Veja também dicas para otimizar a gestão da sua oficina e aumentar os ganhos nos negócios.

Os principais desafios na gestão da oficina mecânica relacionam-se com as dificuldades para obter resultados duradouros. Isso significa atacar as raízes dos problemas para superá-los definitivamente. A seguir, apontamos os principais. Confira.

Apostando na boa mão de obra

Montar um time com bons profissionais (terceirizados ou não) é a forma mais efetiva para entregar serviços de qualidade. Mas contratar mão de obra de qualidade, nem sempre é tão simples.

Afinal, além de entender os aspectos funcionais, você, empresário e proprietário de oficina mecânica, centro automotivo ou estética automotiva, precisa encontrar trabalhadores que prestem um bom atendimento. Eles precisam saber se comunicar bem com clientes e demais colegas de trabalho.  

Acompanhamento e cumprimento de prazos

O não cumprimento dos prazos de entrega dos serviços é um dos principais motivos de insatisfação do consumidor. No geral, este desafio cresce à medida em que uma oficina absorve (recebe) uma demanda maior, para a qual não está preparada.

Para lidar com essa dificuldade, é fundamental ter um bom sistema de ordem de serviço. Nesse sentido, a principal dica é sempre alinhar clientes, identificar o volume de serviço, e gerenciar tudo isso com a equipe interna e com os clientes. Para conseguir isso, preste atenção em:

1- Mantenha a limpeza e a organização da oficina

A falta de limpeza e de organização numa oficina não causa boa impressão aos clientes. Na verdade, dá uma sensação de que o automóvel não vai ser bem cuidado e que os serviços são de baixa qualidade. Para lidar com isso, o ideal é ter uma equipe ou mão de obra responsável pela limpeza interna.

Ter preços adequados e competitivos atrai novos clientes e diferencia a oficina da concorrência. Para ter preços assertivos, é interessante estimar o tempo de execução do serviço e os encargos relacionados à estrutura do negócio.

Reduzindo o tempo de execução dos processos internos, existem tecnologias modernas que atendem às demandas da gestão de um negócio. Algumas exemplos são controle de ordens de serviço e controle de contas a receber e contas a pagar.

Os sistemas de gerenciamento de oficinas permitem automatizar tarefas redundantes e, assim, alocar os funcionários para tarefas mais estratégicas, tais como a priorizar a satisfação do cliente no pós-venda.

2- Desperdício de insumos e perda de ferramentas num oficina

Sem controle de insumos (matéria prima) e de ferramentas, a oficina pode sofrer grandes prejuízos. A maneira mais eficiente de evitar esse tipo de inconveniente é aplicar um rigoroso processo de verificação interna. Assim você vai descobrir se há algum desperdício no processo.

Um sistema de gerenciamento online ajuda muito nesse processo. Com esta plataforma, cada saída e entrada é registrada automaticamente. Isto, sem contar a geração de relatórios que dão uma visão geral do negócio.

3- Atração e retenção de clientes para oficinas

Entre os fatores que mais pesam na atração e retenção de clientes está a confiança nos serviços. Quando há esse sentimento, é realmente raro que o consumidor se volte para concorrência. Muitos deles permanecem sendo clientes por décadas e nunca mudam de oficina.

Acontece que, para isso, o trabalho deve ser de altíssima qualidade, desde de o agendamento até a entrega do automóvel ou moto, a clientela precisa se sentir especial.

7 dicas para otimizar a gestão de uma oficina mecânica

Para facilitar a gestão da oficina mecânica, listamos algumas dicas importantes. Uma lista que ajuda a otimizar os resultados internos.

1. Organize os processos da oficina e defina os responsáveis

Identifique a rotina de seus trabalhadores e as tarefas realizadas na oficina para produzir os processos e defina os responsáveis. Tenha cuidado para que nenhum colaborador seja sobrecarregado. O ideal é que as tarefas sejam divididas de forma equilibrada.

Além disso, é importante reservar um tempo durante a semana para conversar com os colaboradores. O ideal é entender como está a atuação de cada área e verificar se há algum atraso que precise ser atendido.

2. Para uma boa gestão da oficina, não misture contas particulares com as da empresa

Sem uma divisão clara entre as finanças da oficina e as finanças particulares, o resultado é o descontrole total. Também será delicado entender as entradas de caixa (entradas, saídas e ganhos) do negócio.

Para evitar isso, é essencial ter contas bancárias específicas e manter registros separados. A descrição do  pró labore para você e outros sócios, se houver, é obrigatória.

3. Organize os dados do seu cliente

Com a ajuda de um bom sistema de gerenciamento como o MarkupEmpresa, por exemplo, fica mais fácil manter um histórico de compras feitas pelo cliente. Dessa forma, é possível produzir um atendimento individualizado.

Esse registro permite que a empresa possa avisar ao consumidor quando é necessário que este faça uma revisão geral ou aquela troca de óleo, por exemplo. Essa prática reforça a fidelização e a satisfação do cliente.

4.  O sistema de controle de estoque evita desperdícios

Saber exatamente quais produtos estão armazenados e quais entraram ou saíram do estoque evita muitas perdas. Isso também evita que os produtos expirem por não serem usados. Para cobrir o estoque, a oficina pode aplicar um bom sistema de controle de estoque. 

Esta ferramenta também ajudará a identificar a necessidade (ou não) de comprar mais insumos automaticamente.

5. Tenha várias opções de fornecedores na sua oficina

Quando a oficina lida com vários fornecedores, obtêm inúmeros benefícios. E um desses benefícios está na possibilidade de negociar melhores preços, prazos de entrega mais esticados e tipos de produtos em busca do melhor custo-benefício. Outra vantagem é sempre ter uma opção alternativa, caso algum colega não tenha o produto solicitado.

6. Faça planos

Todas as áreas internas da oficina devem ter o hábito de planejar. Isso significa prever orçamentos, demandas e compras de equipamentos, além de definir estratégias comercializáveis ​​de curto, médio e longo prazos.

7. Apostar na tecnologia para controlar as finanças

A gestão fiscal pode ser mais simples com a implantação de um sistema capaz de automatizar tarefas como lançamento de entradas e saídas de caixa e integração bancária, por exemplo. Essas plataformas, como mencionamos, oferecem relatórios, sem que os diretores precisem consultar diversas planilhas.

Dependendo do sistema de gerenciamento escolhido, outras áreas internas podem ser automatizadas e integradas, como gestão de contratos, transferência de dados para conta, controle de negócios e emissão de ordens de compra.

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