Gerenciamento de estoque: qual a hora certa de comprar?

Todo negócio depende de um bom gerenciamento de estoque para manter seu correto funcionamento. Mas, nem sempre no início o estoque acompanha a quantidade de vendas. Os primeiros meses servem como um teste, para analisar os produtos que mais saem e qual a média de vendas.

Se ainda tem dúvida de como melhorar o gerenciamento de estoque, acompanhe esse texto para descobrir cada etapa.

Qual a importância do bom gerenciamento de estoque?

O gerenciamento de estoque precisa ser bem manejado, para não faltarem mercadorias ou que alguma delas ficarem encalhada e ocupar apenas o espaço. Ao trabalhar em qualquer comércio, é necessário manter-se atento a movimentação das vendas e analisar o que ainda tem no estoque. Para isso, você precisa entender os dois termos abaixo:

Estoque mínimo

Esse termo se trata da quantidade mínima de produtos que você precisa para abastecer (suprir) seu negócio por um determinado tempo.

Ele te fornece segurança para funcionar normalmente, sem preocupações durante esse período. Se você manter o seu estoque mínimo em dia, mesmo que ocorra imprevistos, é possível manter tudo em funcionamento sem haver prejuízos.

Para determiná-lo, analise o consumo diário, vendas e quanto tempo demora para o fornecedor entregar o que foi solicitado. Em alguns casos, pode ser viável pedir o que necessita com antes para não arriscar chegar depois do prazo estipulado para reposição.

Estoque máximo

O local onde você armazena suas mercadorias possui um limite, certo? Suponhamos que nele é possível armazenar até mil itens, todos eles embalados em caixas. Se você fez um bom gerenciamento de estoque, terá uma previsão de que a maioria deles será vendido rápido. Do contrário, só ocupará espaço e pode desperdiçar o seu investimento.

Ao fazer o pedido para o fornecedor, tenha uma tabela prévia para identificar quais são as mercadorias que mais vendem e outras que não possuem um menor desempenho. Assim, poderá visualizar melhor quais mercadorias comprar mais e diminuir o pedido de outras.

Veja também: O que é gestão de estoque e por que minha gestão de compras depende disso?

Quando realizar as compras para o estoque?

O primeiro passo é utilizar algum software que o ajude no gerenciamento de estoque. Ele pode ser instalado no seu computador e nos da sua empresa, a fim de te informar como está a movimentação do estoque e vendas.

A partir das informações que ele te cede, é possível saber a hora certa de realizar as compras para o estoque.

Tenha o relatório em mãos para analisar as variações de faturamento mensal e saída de produtos, pois com isso, você terá uma média do que precisa ter naquele momento para suprir a necessidade de seu público.

Se vende 100 sabonetes em barra por mês, precisa ter no mínimo 100 em seu estoque. Por isso, conheça os seus clientes recorrentes e saiba a demanda deles, pois dessa forma, não deixará faltar o produto que ele tanto precisa e conta com sua empresa para adquirir.

Produtos que são bastante procurados precisam ser repostos imediatamente, mas aqueles com menor saída podem esperar. Conte com um bom fornecedor, ele deve cumprir com os prazos e ajudar você a reabastecer no dia acordado.

Datas comemorativas também precisam de planejamento, pois são épocas que exigem antecipação em relação aos produtos que precisará vender.

No dia das mães, a título de exemplo, é uma ótima oportunidade para lojas de roupa feminina, acessórios e outros itens relacionados a esse público, por isso, precisam focar em solicitar roupas novas e uma coleção para atender essas mães.

Qual o momento de aumentar as compras do estoque?

Já vimos como mercadorias em excesso e em falta são prejudiciais. Outro fator que pode afetar, é não saber quando aumentar essas compras.

É normal ter a insegurança de comprar em excesso. Mas, deixe os sentimentos de lado e seja crítico para analisar os relatórios de vendas.

Existem três elementos que deve pensar antes de aumentar as compras: se há demanda, se seu estoque esvazia mais rápido que antes, e cada mês que passa precisa repor mais vezes. Isso é um sinal que seu estoque precisa expandir.

Qual a importância do aumento das compras para o estoque?

Muitas pessoas pensam que o aumento das compras é válido apenas para ganhar mais dinheiro. Porém, ele é sinônimo de uma empresa que possui uma equipe pronta para atender seus clientes e solucionar adversidades com qualidade e se capaz de se tornar referência no mercado.

Se há pessoas que confiam em você para obter o que elas precisam, seu dever é honrar com seus compromissos, planejar seus gastos e ver as possibilidades que possui para expandir seu estoque.

Como realizar gerenciamento de estoque de forma assertiva?

Você deve ansioso para descobrir os principais aspectos para fazer o gerenciamento de estoque de forma assertiva e obter sucesso. Por esse motivo, separamos a lista abaixo para lhe ajudar!

Inventário do estoque

O inventário serve para descobrir se a quantidade de mercadorias no estoque físico condiz com a quantidade do sistema. Imprima ou anote a lista de produtos que você possui e depois vá até o local conferir, ou encarregue alguém de sua equipe. Crie o hábito de realizar essa tarefa constantemente.

Identificar a demanda

Saber a demanda significa descobrir a quantidade de pessoas deseja consumir o seu produto. Se a procura de seus clientes por uma determinada mercadoria é maior que você pode disponibilizar, então é preciso aumentar o seu estoque. Caso contrário, você deve rever onde está o erro para escolher os produtos certos com maior saída.

Deixe todas as métricas de vendas documentadas, de preferência em seu computador. A qualquer instante, terá acesso aos seus relatórios anteriores e comparar com os atuais, com o intuito de observar se houve um desenvolvimento.

Acompanhamento da rotatividade dos produtos

Os produtos são comprados, e logo depois vendidos. A rotatividade se trata de quantas vezes é preciso repor o estoque em um período pré-estabelecido.

Quanto maior a rotatividade dos produtos, significa que o negócio está em ascensão e com maior lucro. Para identificar essa taxa de rotatividade, é indispensável fazer um cálculo entre o valor de custo do produto, dividido pelo valor médio em estoque.

Consideremos que sua empresa lucrou R$60.000,00 em um ano a preço de custo e o valor médio em estoque é de R$20.000,00. A taxa de rotatividade é de 3, e representa que o estoque é renovado três vezes por ano.

Análise dos fornecedores

Existem pré-requisitos imprescindíveis na escolha de bons fornecedores. Aliás, um serviço de má qualidade pode atrapalhar todo o seu gerenciamento de estoque.

Procure fazer parcerias com fornecedores que ofereçam um produto de qualidade, cumpram o prazo de entrega, tenha boa capacidade de produção, preço acessível e condições de pagamento flexíveis. Para isso, acesse o Cadastro Empresa e encontre os melhores fornecedores perto de você e em todo o Brasil!

Indicadores de desempenho

Não adianta desejar melhorias sem criar indicadores de desempenho, pois são eles que mensuram se houve uma melhora ou não. Esses indicadores são conhecidos também como KPIS, e se refere a ferramentas com a finalidade de ajudar a acompanhar o desempenho da gestão.

Eles podem acompanhar a rotatividade de produtos, ruptura de estoque, taxa de retorno de produto, tempo de reposição, entre outros.

Outras empresas preferem incluir metas diferentes, o importante é que elas sejam mensuráveis. Umas são atualizadas todo dia e outras mensalmente.

Automatização do sistema de controle

O trabalho manual foi útil por muito tempo, porém, o crescimento de uma empresa requer a automatização de alguns processos, seja para identificar um produto mais rápido ou saber qual a performance de vendas de uma mercadoria específica.

Uma empresa de pequeno porte pode até funcionar, mas se quiser atingir o patamar de empresas médias a grandes, a implantação de um sistema de controle é obrigatório. Nele você consegue ter acesso a tudo em um único lugar e ainda fazer backup para não perder essas informações.

Esse sistema permite compartilhar as informações com sua equipe de maneira facilitada e comparar seus relatórios.

Que erros evitar para o gerenciamento de estoque?

Os erros no estoque que não são devidamente levados a sério, são capazes de falir um negócio, pois causam prejuízos financeiros exorbitantes se não houver um bom gerenciamento de estoque. Compreenda os cinco erros que podem acontecer:

Estoque em excesso

Comprar uma grande quantidade de mercadoria, com objetivo de economizar em uma promoção, pode ser um erro se não houver um senso crítico. Aliás, o propósito é vender tudo e obter lucro.

Se comprar uma grande quantidade sem averiguar o desempenho de vendas, contará com a sorte e não com estratégia de vendas, o que aumenta muito a chance de ter produtos em excesso, e se perecíveis, irão estragar.

Se optar por fazer uma grande compra, invista em produtos que mais vendem.

Falta de estoque

Da mesma maneira que o excesso de produtos podem te fazer desperdiçar dinheiro, a falta pode te impedir de lucrar e, além disso, perder a oportunidade de fidelizar um cliente.

As pessoas gostam de uma empresa que tenha uma previsibilidade e forneçam sempre o produto que elas desejam, e se começar a faltar o que eles necessitam, vão procurar na concorrência.

Não deixe isso acontecer! Conhecer o comportamento de consumo de seus clientes é o seu dever. Quanto mais conhecê-los, mais saberá do que precisam.

Despreparo para períodos sazonais

O ideal é preparar um calendário de datas comemorativas que condizem com o seu negócio, e valem a pena investir em uma campanha de marketing para divulgar. Esses dias funcionam como um catalisador de vendas, por ter apelo sentimental e boas recordações.

Se não houver essa antecipação, não será possível pensar no que será ofertado, meios de divulgação, avisar os clientes com antecedência e nem preparar a sua equipe para lidar com todo o processo.

Já pensou um mercado esperar a páscoa passar, e só depois de dois meses colocar as barras de chocolates e ovos de páscoa à venda? Acha que iria vender tudo mesmo fora de época? Certamente não!

Por esse motivo, eles antecipam e colocam a venda com antecedência para que no dia certo ocorra o maior número de vendas possível.

Gerenciamento de estoque manualmente e sem inventário

Atualmente, até os contratos são digitalizados para obter uma prova e se assegurar de não perder esse documento. Um papel importante que você perde gera milhares de problemas.

Evite esse aborrecimento, invista em um software de gerenciamento de estoque competente para salvar todas as informações importantes por você. Papel e caneta são importantes, mas não tiram a importância da tecnologia em sua empresa.

Outro erro é não ter um inventário, o qual é responsável por armazenar o nome de todos os produtos e preços. É uma lista que permite identificar um determinado produto e também ajuda a fazer a contagem presencial no estoque físico.

É comum oferecer uma grande variedade de produtos e não lembrar de um produto específico ou precificação. Ter esse inventário previne perdas, auxilia no atendimento ao cliente e ainda ajuda a organizar melhor o gerenciamento de estoque.